ملف فني لكل مشروع حكومي أو خاص

صدر وزير الأوقاف ووزير الدولة لشؤون البلدية فهد الشعلة تعميما بشأن حظر تسليم المعاملات الرسمية باليد في كل إدارات البلدية.

وأوضح التعميم التالي: التزاما بأحكام المادة 47 من القانون رقم 33 لسنة 2016 بشأن بلدية الكويت وأحكام القرار رقم 1358 لسنة 2019 باللائحة التنفيذية للقانون رقم 33 لسنة 2016 بشأن بلدية الكويت، ومراعاة لمقتضيات المصلحة العامة وضمانا لحسن سير العمل وتنظيمه، ونظرا لما لوحظ من تداول بعض المعاملات الرسمية باليد من أصحاب العلاقة دون أن يتم تحويلها عن طريق البريد الرسمي للإدارات المعنية بالبلدية مما يترتب عليه ضياع وفقدان أصول تلك المعاملات، وعدم أرشفة تلك المعاملات في أرشيف الإدارات المختصة بما يضر مصلحة العمل.

على السادة رؤساء القطاعات وكل المديرين والمراقبين ورؤساء الأقسام بأفرع البلدية في المحافظات وموظفي البلدية – كلا فيما يخصه – الالتزام بالتالي:

1 – يحظر تسليم المعاملات الرسمية باليد لأصحاب العلاقة في كل إدارات البلدية، ويتم تسلم وتسليم وقيد كل المعاملات الرسمية بالسجلات الرسمية المعدة لذلك من قبل الإدارة المختصة ويثبت فيه اسم المستلم وتوقيعه وصفته وتاريخ التسلم بشكل واضح.

2 – عمل ملف فني لكل مشروع حكومي أو خاص بفرع البلدية المختص تودع فيه أصول التراخيص والموافقات التنظيمية ونسخ عن المخالفات وكل الأوراق المتعلقة بالمشروع وإيصالات التحصيل والمراسلات التي تتم بخصوص المشروع مع كل الجهات منذ بداية العمل وحتى انتهاء العمل بالمشروع، ويحفظ في أرشيف الإدارة المختصة ولا يتم تداول هذا الملف إلا بمعرفة وإذن مدير الإدارة المعنية.

3 – تتم أرشفة كل المعاملات الرسمية في ملفات خاصة تحفظ بأرشيف الإدارات المختصة بالبلدية تحفظ فيها أصول المعاملات والمراسلات الرسمية حتى يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

4 – التقيد بتطبيق نص المادة 47 من القانون رقم 33 لسنة 2016 في شأن بلدية الكويت والمواد (13، 16، 17، 18، 19، 20) من القرار رقم 1358 لسنة 2018 باللائحة التنفيذية للقانون رقم 33 لسنة 2016 والمتعلقة بنظام الحفظ والميكنة.

الانباء الكويتية